分かりやすい証憑の保管方法

証憑書類とは、商品売上時に発行する領収書や仕入先に送付する請求書など、企業としてお金のやり取りがあったことを証明する証拠のことです。法人税の納付や確定申告の際にも重要な書類の1つとなりますので、税理士にとってはとても大事なものの1つでもあります。

目的を認識しておく

証憑は税法上保管が義務づけられているということもありますが、まず企業活動の証拠としての役割があります。例えば、営業部の従業員が販路拡大のための打ち合わせで倉敷から広島に出張したとしても、倉敷～広島間の電車賃購入明細がなければ、原則経費にすることはできません。

また、こうした証拠が残っていなければ、どんなに優秀な税理士がB/S・P/L作成をしたとしても正確な数字をご提供させていただくことができなくなってしまいます。さらに、B/S・P/Lで算出された数字は企業の経営者様にとって、経営効率を高め会社の行く末を決める大事な判断基準となる数字です。このことからも、1枚の証憑がどれだけ大事なものか分かっていただけるのではないでしょうか。

基本的な要件

証憑類の保管管理には運用ルールが必要です。例えば、経済産業省は電子保管が認められている証憑類の保管に関して、次のような考え方に基づいたルールづくりを求めています。

見読性

必要な時に明瞭な形ですぐに確認できる

完全性

保存期間内における減失・き損・消失・改変防止措置が取られている

機密性

業務上必要性がなければ、その証憑類を閲覧できないような措置が講じられている

検索性

体系的に構成された保管・管理がされている

当事務所でも顧問契約いただいている企業様からご相談いただくことがありますが、これは電子保管する場合だけではなく紙媒体で保管・管理する場合にも必要となる考え方です。

ファイリング方法

証憑類のファイリングは、まず永久保存すべきもの・決算期ごとの管理が必要になるもの・暦年ごとの管理が必要になるもの、といったように、時系列によって区切る方法が挙げられます。また、複写式の領収書控えなどは穴あけパンチの使用が認められないケースも多いので、表紙に使用期間・通し番号を記入し決算期ごとに分類しておくのがおすすめです。

仕入・消耗品購入の際に企業名宛てでもらった領収書や、その他入出金管理のために作成した入金・出金伝票などは、万が一の紛失や不正防止のためコピー用紙などに糊付けしておくのが望ましいと言えます。